Banyak diantara kita termasuk saya, sulit untuk menyempatkan diri menulis secara rutin dan tepat waktu. Kadang-kadang sudah diprogram menulis untuk seminggu sekali, tapi nyatanya lebih dari itu kadang-kadang malah berminggu-minggu.
Biasanya yang menyebabkan kita sulit untuk menulis secara disiplin adalah merasa kehabisan ide menulis, pikiran tiba-tiba mandek hingga timbul rasa malas dan kita pun putuskan untuk melupakan dulu kegiatan menulis.
Tetapi mungkin juga kita terlalu sibuk dan kewalahan dengan berbagai kegiatan, baik yang penting maupun yang tidak penting bahkan sepele yang menyebabkan kita kehabisan energi dan waktu pada saat mau menulis.
Bagi teman-teman yang kebetulan menjalani pekerjaan sebagai manager. Berikut ini ada email yang menarik dari teman saya Mbak Fitri, yang saya posting lagi disini.
Bill Oncken di “ Harvard Business Review “ [1974] menulis sebuah artikel klasik yang sangat menarik dengan judul “ Mengelola Manajemen Waktu: Monyet Siapa ini? ” Dalam artikel tersebut Oncken menjabarkan bahwa ada tiga jenis manajemen waktu, yakni:
1. Waktu yang dipaksakan bos – digunakan untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang bos inginkan dan si manajer tidak bisa mengacuhkan tanpa beresiko mendapatkan hukuman (langsung atau tidak).
2. Waktu yang dipaksakan sistem – digunakan untuk mengerjakan tuntutan-tuntutan administratif dan pekerjaan dari rekan kerja. Mengacuhkan permintaan ini bisa beresiko mendapatkan hukuman/penalti (langsung atau tidak).
3. Waktu yang dipaksakan sendiri – digunakan untuk mengerjakan hal-hal yang kita putuskan sendiri. Di sini tidak ada penalti.
Dimana monyetnya?
Suatu ketika, misalnya, Anda sedang tergesa-gesa berjalan di lorong kantor ketika salah seorang staf Anda mendekati dan menyapa, “Selamat pagi Pak. Boleh saya bicara sebentar? Kita ada masalah nih, Pak”. Karena Anda perlu mengetahui masalah subordinate Anda, maka Anda pun berhenti dan mendengarkan staf Anda menjelaskan masalahnya secara rinci. Anda terjebak di tengah-tengahnya. Karena pemecahan masalah itu memang bidang Anda, tak terasa waktu pun berlalu. Ketika akhirnya Anda melirik jam tangan, obrolan yang tampaknya hanya tiga menit itu ternyata sudah memakan waktu tiga puluh menit.
Karena hanya sekilas, Anda memutuskan yang penting tahu dulu masalahnya meski belum cukup tahu untuk mengambil keputusannya. Maka Anda pun mengatakan, “Ini masalah penting, tetapi saya belum ada waktu membahasnya. Biar saya pikirkan dulu, nanti saya beri kabar.” Anda pun berpisah. Diskusi tersebut membuat Anda terlambat sampai ke tempat tujuan.
Monyet pertama
Sebelum Anda berjumpa di lorong itu, sesungguhnya monyetnya ada di punggung staf Anda. Ketika Anda berdua membicarakannya, masalahnya menjadi pertimbangan bersama, maka monyet pun memijak punggung Anda berdua. Namun saat Anda mengatakan, “Biar saya pikirkan dulu; nanti saya beri kabar,” beban di punggung Anda menjadi berlipat sementara staf Anda pergi dengan beban dua puluh kilogram lebih ringan. Kenapa begitu? Sebab monyetnya sudah sepenuhnya pindah ke punggung Anda.”
Mari kita berandai-andai. Taruh kata masalah yang dipertimbangkan itu adalah bagian dari tugas staf Anda tadi dan, taruh kata lagi, sesungguhnya ia mampu betul memberikan usulan-usulan solusi bagi masalah yang dibicarakannya itu. Maka, ketika Anda membiarkan monyetnya pindah ke punggung Anda, itu sama saja dengan Anda secara sukarela mengerjakan dua hal yang semestinya dikerjakan oleh staf Anda tadi, yakni:
1. Menerima tanggung jawab atas masalah milik staf Anda, dan
2. Menjanjikan laporan perkembangan kepada staf tersebut
Rumusannya, “ Untuk setiap monyet, selalu ada dua pihak yang terlibat: Yang menyelesaikan dan yang mengawasinya .”
Dalam kasus di atas, tampak bahwa Anda yang berperan sebagai bawahan, sementara bawahan Anda justru berperan sebagai pengawas. Keesokan harinya staf tersebut datang beberapa kali ke ruangan Anda dan mengatakan, “Apa kabar Pak? Bagaimana hasilnya?” Kalau Anda belum memecahkan persoalannya secara memuaskan baginya, bisa-bisa ia akan menekan Anda untuk mengerjakan apa yang sesungguhnya adalah pekerjaannya, dan bukan pekerjaan Anda.
Monyet kedua
Anda menerima memo dari Boni, salah seorang staf Anda, yang intinya berbunyi, “Pak, kita kurang didukung oleh bagian Gudang dalam proyek X. Bisakah Bapak bicara dengan manajer mereka?” Dan, tentunya Anda mengiyakan. Semenjak itu Boni sudah dua kali menindak-lanjuti persoalannya dengan pertanyaan, “Bagaimana soal proyek X nya Pak? Bapak sudah bicara belum dengan bagian Gudang? Dua kali pula Anda dengan rasa bersalah menjawab, “Belum sih, tetapi jangan kuatir, pasti saya bicarakan”.
Monyet ketiga
Kali ini datang dari Mimi. Dengan cerdik ia menyanjung Anda terlebih dulu sebelum akhirnya meminta tolong, sebab Anda punya pengetahuan yang mendalam tentang organisasi dan keunikan teknis dari masalah yang dihadapinya ketimbang dirinya.
Monyet keempat
Satu lagi monyet yang Anda janjikan adalah membuat uraian tugas buat Santi. Ia staf yang baru dipindahkan dari departemen lain untuk mengisi posisi yang baru saja diciptakan dalam departemen Anda. Anda belum sempat menentukan secara spesifik apa saja tugas jabatan baru itu. Jadi, ketika ia bertanya apa yang diharapkan darinya, Anda berjanji untuk menuliskan uraian tugas untuk mengklarifikasikan tanggung-jawabnya.
Monyet kelima
Putera Anda pulang dari sekolah dan berkata, ”Ayah! Ibu! Aku diterima jadi anggota tim basket yunior!”
Anda menyahut, “Woww…keren..! Ayah dan Ibu bangga, nak!” Lalu ia berkata, “Tapi Ayah…Ibu…aku mau diantar-jemput ke tempat latihan setiap hari Selasa, Kamis, dan Jumat sepulang sekolah.” Nah, satu monyet dilemparkan lagi. Lalu siapakah yang akan mendapatkan monyet itu? Sudah pasti Anda dan isteri Anda. Yang mulanya kabar gembira sekarang menjadi monyet, bukan?
Akan lebih parah lagi jika monyetnya segera beranak pinak! Isteri Anda berkata pada putera Anda, “Ibu bisa mengantarmu Selasa dan sekali-sekali Jumat, tetapi Kamis benar-benar tidak mungkin. Siapa lagi teman satu timmu? Mungkin Ibu bisa mengatur antar-jemput bersama.”
Setelah putera Anda menceritakan siapa saja teman satu timnya, isteri Anda mengatakan, “Akan segera Ibu atur, sayang. Nanti Ibu beritahu siapa yang akan mengantar-jemputmu.” Tanpa perduli samasekali, putera Anda pun lari ke arah TV dengan gembiranya, “Terima kasih Bu. I love you!”.
Pastilah putera Anda terlalu kecil untuk bisa mengemudi, tetapi tentunya ia bisa mengupayakan alternatif lain untuk transportasinya dan dalam prosesnya ia belajar memikul tanggung jawab.
Lihatlah, betapa mudahnya Anda mengambil monyet-monyet orang lain dalam segala bidang kehidupan, padahal mestinya itu tidak perlu. Lalu, dalam prosesnya, Anda telantarkan monyet Anda sendiri dan membuat orang lain tergantung kepada Anda serta mencampakkan peluang mereka untuk belajar memecahkan masalah mereka sendiri.
Datanglah monyet keenam, ketujuh, kedelapan….. dari keponakan, sepupu, mertua, ipar, tetangga, adik, aa’, teteh…..dst
Di mana-mana monyet
Di sekeling Anda monyet, monyet dan monyet! Anda bahkan kini mendapatkan beberapa “monyet-monyet lemparan!” Monyet-monyet ini diantaranya dibuat oleh Tenny, yang gaya kerja serta kepribadiannya kadang menimbulkan masalah bagi orang-orang di bagian lain organisasi Anda. Maka yang lain pun membawakan masalahnya kepada Anda, yang pasti Anda jawab dengan: “Biar saya pelajari; nanti saya kabari.”
Kini Anda dapat melihat jelas, diantara monyet-monyet yang berkecamuk di benak Anda itu, kebanyakan justru monyet milik staf Anda. Artinya, staf Andalah yang seharusnya menangani dan bukan Anda. Meskipun demikian, ada juga monyet kepunyaan Anda sendiri, yaitu, bagian dari uraian tugas Anda. Yang pasti, kebanyakan monyet-monyet di kantor Anda itu bukan seluruhnya monyet Anda.
Tidak lama kemudian beban Andapun sudah penuh (oleh tugas dari bos Anda maupun orang lain), tetapi monyetnya terus saja berdatangan.
Tak ayal lagi, maka Anda pun mulai ‘meminjam’ waktu milik kehidupan pribadi Anda: berolah raga, hobi, kegiatan warga, ibadah, dan tentu saja nantinya dari keluarga Anda.
Ujung-ujungnya Anda sampai pada titik di mana tidak lagi tersedia waktu. Tetapi monyet-monyetnya terus saja berdatangan. Ketika itulah Anda mulai menunda-nunda, sementara staf Anda menunggu. Anda sama-sama tidak melakukan apa-apa terhadap monyet-monyet itu, suatu duplikasi upaya yang sangat mahal.
Penunda-nundaan Anda itu membuat Anda menjadi penghambat bagi staf Anda. Mereka lumpuh karena Anda dan menjadi penghambat bagi orang-orang di departemen lainnya. Ketika orang-orang departemen lain ini komplain, Anda berjanji untuk mempelajari masalahnya dan memberi mereka kabar. Waktu yang Anda habiskan untuk mengurus “ monyet-monyet dari samping ” ini semakin mengurangi waktu untuk menangani monyet-monyet staf Anda sendiri.
Lalu tiba-tiba bos Anda mendapat kabar ada masalah di departemen Anda. Ia menuntut lebih banyak laporan dari Anda. Kini bukan hanya “ monyet-monyet dari samping ” saja yang Anda dapatkan, tapi juga “ monyet-monyet dari atas ” dan ini harus didahulukan dari yang lain. Waktu yang Anda habiskan untuk itu semakin mengurangi waktu untuk yang lainnya. Sungguh sangat kusut. Mengingat-ingat semua kekacauan itu, Anda sadar bahwa Anda sendirilah penyebab hambatan organisasi Anda; sungguh luar biasa masalah yang Anda timbulkan.
Tentu, masalah yang lebih besar adalah ‘hilangnya peluang’; menghabiskan seluruh waktu Anda menangani monyet-monyet orang lain sementarai monyet-monyet Anda sendiri tidak tertangani. Sebagai manager, Anda sekarang bukannya me-manage , Anda malah di-manage .
“ Monyet-monyet dari atas ” adalah waktu yang dipaksakan oleh bos, seperti poin 1 dari manajemen waktu yang Bill Oncken uraikan di awal tulisan ini. “ Monyet-monyet dari samping ” adalah waktu yang dipaksakan sistem seperti poin 2 dan “ Monyet-monyet yang Anda sendiri ” dan “ Monyet-monyet yang dengan suka rela Anda ambil dari keluarga, kerabat, sahabat dan tetangga” adalah waktu yang dipaksakan sendiri seperti nomor 3.
***
Menangani monyet-monyet
Oncken memberi kesimpulan sederhana untuk menangani monyet yakni:
“ Kapan saja saya membantu Anda, maka sesungguhnya masalah Anda kini menjadi masalah saya. Begitu masalah itu menjadi milik saya, maka Anda tidak lagi punya masalah. Saya tidak bisa membantu seseorang yang tidak punya masalah. Anda boleh meminta bantuan lewat skedul waktu yang kita tentukan, dan kita putuskan bersama apa langkah selanjutnya dan siapa yang akan melakukannya ”
Untuk para manajer, inilah enam hal yang harus Anda pertimbangkan, yaitu:
1.Monyet sebaiknya disuapi atau ditembaki. Tak seorangpun senang menerima dampak dari monyet-monyet yang lapar. Monyet mesti disuapi secara berkala. Dalam metafora ini, masalah harus dibicarakan secara berkala antara manajer dan staf yang punya masalah. Kalau monyetnya bisa ditembak (masalah diselesaikan secepat mungkin), tentu saja tidak diperlukan waktu lagi untuk menyuapinya.
2.Setiap monyet seharusnya punya jadwal waktu untuk suapan selanjutnya . Setelah sebuah sesi penyuapan, si manajer seyogyanya memilih waktu yang tepat untuk penyuapan selanjutnya dan punya daftar langkah-langkah yang harus diambil oleh stafnya. “Bisa kita ketemu Selasa depan jam 11.00 untuk menindaklanjuti hal ini dan membahas apa yang harus kita lakukan selanjutnya?
3.Populasi monyet seharusnya dipertahankan di bawah jumlah waktu maksimum yang dipunyai si manajer . Untuk menyuapi seekor monyet, idealnya memerlukan waktu kurang lebih 15 menit dan si manajer harus mempertahankan jadwal waktu yang memungkinkan untuk dikelolanya dengan baik.
4.Monyet-monyet sebaiknya disuapi pada waktu yang telah ditentukan . Membiarkan staf membawa masalah-masalahnya sesuai dengan waktu mereka sendiri, meningkatakan kemungkinan monyet-monyet tersebut berpindah dari pundak staf ke pundak manajer. Dengan menentukan waktu terinci untuk menyelesaikan masalah, si manajer mendorong stafnya untuk mengambil keputusan terhadap masalah tersebut dan memberinya umpan balik.
5.Skedul penyuapan monyet bisa diskedul ulang, tapi jangan pernah benar-benar ditunda . Baik si manajer maupun staf boleh saja melakukan skedul ulang untuk menyuapi monyet, namun tetap harus diskedulkan ke waktu yang spesifik untuk menghindari hilangnya jejak masalah tersebut.
6.Monyet-monyet sebaiknya disuapi secara tatap muka atau lewat telpon, namun tidak lewat tulisan (surat/sms/email, dll) . Penyuapan yang dilakukan lewat tatap muka atau telpon bermanfaat untuk memastikan si monyet tetap menjadi masalah staf tersebut, kecuali jika manajer memandang perlu untuk mengambil alih masalahnya.
Ringkasnya, keterampilan mendelegasikan membantu manajer menyelesaikan masalah dengan lebih baik dan sekaligus mengembangkan keterampilan pemecahan masalah untuk staf-stafnya.
***
Sekedar pengingat, bila Anda sedang tenggelam dalam lautan pekerjaan yang mengacaukan manajemen waktu Anda, ingatlah tiga huruf ini: RHW.
Pertama, kita mulai dengan huruf H (HAPUSKAN). Kalau bisa di coret dari daftar Anda, hapus pekerjaan itu (tembaki monyet Anda).
Kedua, huruf W (WAKILKAN). Kalau Anda bisa mewakilkan/mendelegasikan pekerjaan Anda, lakukanlah, sepanjang diberikan pada orang yang tepat.
Dan, terakhir, R (REKAYASAKAN). Artinya, jadwalkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan Anda menjadi lebih sederhana dan terukur. NLP menyebutnya sebagai chunking down (memecah-mecah menjadi lebih terkelola).
Kalau Anda sudah membaca Bakul Pertama dari serial Beras Kencur ini, tentu masih ingat metafora berikut: Bagaimana cara Anda menyantap seekor gajah? Tentu saja dengan mengunyahnya sepotong demi sepotong, bukan?
