Seni Dalam Mengundang (Bagian 1)

Banyak kejadian yang saya alami, dalam pertemuan atau rapat yang melibatkan pihak luar (bukan internal organisasi) dihadiri oleh separuh bahkan hanya beberapa gelintir undangan. Padahal pertemuan atau rapat tersebut berskala cukup besar dengan biaya yang cukup besar juga. Hal ini tidak hanya berlaku untuk pengundang dari perusahaan kecil tetapi juga perusahaan-perusahaan besar. Tidak hanya itu, walaupun jumlah yang datang cukup banyak tetapi rata-rata kedatangan para undangan itu tidak tepat waktu atau mulur bahkan sampai dengan 1 atau 2 jam.

Suatu saat, saya menghadiri Gathering Outlet bersama salah satu operator telekomunikasi di Indonesia. Di dalam undangan tertera acara akan dimulai pukul 10 pagi, dan saya pun bergegas agar tidak kesiangan karena pada saat itu saya ditunjuk untuk mewakili perusahaan dalam acara tersebut. Namun entah kenapa, sesampainya di lokasi acara, yang terlihat hanyalah dari jajaran panitia serta beberapa orang tamu undangan. Mau tidak mau saya menunggu dan menunggu, hingga acara dimulai 1,5 jam kemudian. Itupun jumlah undangan yang hadir hanya separuh dari tempat duduk yang tersedia .

Banyak kejadian yang sama terjadi terutama pada pertemuan-pertemuan yang dilaksanakan untuk menjaring prospek seperti dalam MLM dsb. Apa letak kesalahannya sehingga pertemuan sepi dari peminat. Jawabannya adalah kesalahan dalam mengundang. Mengundang dianggap hal yang biasa dan secara subyektif hanya memperhatikan content dari undangan tetapi kurang jeli dalam melihat contex dengan yang diundang. Mengundang perlu teknik dan seni tertentu sehingga diharapkan tingkat keberhasilan undangan pun lebih tinggi.